Quando a planilha ainda atende
Para uma rotina pequena e centralizada em uma pessoa, a planilha pode organizar dados básicos. Ela exige, porém, que quem atualiza o arquivo mantenha versões, filtros e fórmulas corretos.
O risco aumenta quando a equipe passa a depender daquele arquivo para saber prazos, responsáveis e andamento de processos. A informação fica disponível, mas nem sempre está atualizada ou ligada ao contexto de cada caso.
Sinais de que chegou a hora de migrar
A migração faz sentido quando o escritório perde tempo procurando informação, repete cadastros em arquivos diferentes ou precisa perguntar a alguém para saber o status de um caso. Esses sinais apontam para falta de uma fonte compartilhada de operação.
- Há versões diferentes da mesma planilha
- Prazos são controlados fora do processo correspondente
- A equipe não sabe quem é o responsável por cada tarefa
- Documentos e dados de clientes ficam em locais separados
- A gestão financeira não acompanha o trabalho jurídico
Como migrar sem interromper a rotina
Comece com os processos ativos e as informações que a equipe consulta todos os dias. Defina responsáveis, fases e tipos de tarefa antes de importar ou cadastrar em massa. Depois, valide o fluxo com um pequeno grupo antes de transformar o sistema na referência da operação.
