Comece pelos problemas que o escritório precisa resolver
A escolha fica mais objetiva quando parte da rotina: informações de processos dispersas, tarefas sem responsável, publicações conferidas manualmente ou financeiro separado da operação são problemas diferentes.
Liste as rotinas que hoje dependem de planilha, mensagens ou memória. Essa lista vira o critério de demonstração: o sistema deve mostrar como cada rotina será registrada, acompanhada e consultada pela equipe.
- Controle de processos, pessoas, fases e responsáveis
- Tarefas com prazo, status e histórico
- Monitoramento de publicações por OAB
- Documentos a partir de modelos padronizados
- Financeiro e CRM quando essas áreas fazem parte da necessidade
Compare a adoção, não só a lista de funcionalidades
Uma funcionalidade só gera valor quando a equipe consegue usá-la na rotina. Na demonstração, peça para cadastrar um processo, criar uma tarefa, localizar o histórico de um cliente e gerar um documento. Isso mostra se o fluxo faz sentido para o escritório.
Também confirme limites de usuários, armazenamento, modelos e monitoramento. O plano adequado é o que atende ao volume atual sem esconder restrições importantes para a equipe.
O que avaliar antes de contratar
Use um período de teste para validar uma rotina real, não apenas navegar pelo sistema. Cadastre dados que possam ser descartados, envolva quem executa a operação e registre dúvidas de configuração e suporte.
- A equipe consegue encontrar o status de um processo sem depender de outra pessoa?
- Prazos e tarefas têm responsáveis claros?
- Os módulos necessários estão incluídos no plano escolhido?
- O suporte responde às dúvidas de implantação?
